Certification Coordinator

French Job Poster with English Job Poster to Follow Coordonnatrice ou coordonnateur a la certification Conditions : Temps plein, contrat (12 mois) - Remplacement d'un an avec possibilite de prolongation Salaire (CAD) : De 58 700 $ a 69 000 $ (selon l'experience) Cette echelle salariale reflete le salaire de depart prevu en fonction des qualifications et de l'experience. Il ne s'agit pas de l'echelle salariale complete pour le poste. Il existe des possibilites d'avancement au sein de l'echelle salariale complete, conformement aux politiques organisationnelles, au rendement individuel et a la performance de l'organisation. L'offre proposee au candidat retenu sera fondee sur son experience, ses qualifications et d'autres facteurs pertinents. Lieu : Teletravail avec deplacement occasionnel a Montreal et Ottawa À PROPOS DU RÔLE : Le coordonnateur ou la coordonnatrice oeuvre au sein de l'equipe d'Agrement Canada et est responsable de la planification et de la coordination des visites d'evaluation de conformite des residences privees pour aines (RPA) et des residences d'hebergement en dependance (RHD). Relevant de la gestionnaire du programme, la personne titulaire du poste assure un role cle de soutien administratif et logistique, contribuant au bon deroulement des activites de certification. Elle veille a la planification efficace des visites, a la gestion des informations administratives ainsi qu'a la mise a jour des outils de suivi, en assurant la qualite et l'exactitude des donnees. Elle agit egalement comme personne-ressource pour les visiteurs et les exploitants de RPA pour les questions liees a l'organisation des visites et aux processus administratifs. Principales responsabilites : Assure la planification et la coordination des visites de certification, notamment par la preparation et la gestion des calendriers. Organise les aspects logistiques des visites (horaire des visiteurs, assignation, coordination, suivis administratifs). Effectue la saisie, la mise a jour et la validation des donnees dans les systemes internes, en s'assurant de leur exactitude. Assure la mise a jour des differents outils de suivi (calendriers, tableaux de bord, documents de revision, fichiers internes). Repond aux questions des exploitants concernant la planification des visites, les exigences administratives ou les documents de preparation a acheminer. Collabore avec les visiteurs et les equipes internes afin de favoriser la fluidite des operations et le respect des echeanciers. Prepare certains documents administratifs et rapports de suivi (listes de visites, etats d'avancement, etc.). Contribue a l'amelioration des outils et des procedures administratives afin d'optimiser l'efficacite des activites. Participe au maintien de relations efficaces avec les partenaires, dans une optique de service et de collaboration. Qualifications requises : Diplome d'etudes collegiales (DEC) en administration, en bureautique, en gestion ou dans un domaine pertinent (ou toute combinaison equivalente). Deux (2) a quatre (4) annees d'experience dans un role de coordination administrative ou de soutien logistique. Excellente maitrise du français a l'oral et a l'ecrit. Bonne connaissance des outils informatiques, notamment Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams, SharePoint). Grande rigueur, souci du detail et sens de l'organisation developpe. Bonnes habiletes relationnelles et sens du service a la clientele. Qualifications souhaitees : Bonne comprehension des environnements structures et reglementes (un atout). Bonne connaissance de l'anglais a l'oral et a l'ecrit. CE À QUOI VOUS POUVEZ VOUS ATTENDRE : Au cours de vos 30 a 90 premiers jours : Terminer notre programme d'orientation avec d'autres nouveaux membres du personnel pour en apprendre davantage sur HSO, nos valeurs de confiance, d'inclusion, de collaboration, d'innovation et d'apprentissage, et notre mission d'amelioration de la qualite des soins de sante et des services sociaux. Établir vos objectifs de rendement et d'apprentissage pour l'annee en collaboration avec votre gestionnaire de personnel. Terminer le programme d'orientation pour votre role et rencontrer regulierement votre gestionnaire de personnel pour discuter de votre progression d'apprentissage et de l'alignement de vos imputabilites. Prendre en charge les initiatives ou les projets attribues pour votre role. Ce que nous pouvons vous offrir : Modele de travail hybride. Remuneration et avantages sociaux concurrentiels, y compris un regime de retraite a prestations determinees. Programmes de conges, y compris ceux decoulant de la fermeture des bureaux au cours de la derniere semaine de decembre. Soutien au developpement professionnel. Culture qui mesure et valorise la securite psychologique, l'inclusion et l'engagement. ______________ English Job Poster Terms: Full-time, Contract (12 Months) - Possibility of extension Salary (CAD): $58,700 - $69,000 (Commensurate with experience) This salary range reflects the expected starting salary based on qualifications and experience. This is not the full salary range for the position. Opportunities for growth within the full salary range are available in alignment with organizational policies and individual / organizational performance. The offer package provided to the successful candidate will be based on experience, qualifications and other relevant factors. Location: Montreal (Hybrid Work Model) | Ottawa (Hybrid Work Model) | Possibility of Remote ABOUT THE ROLE: The Certification Coordinator works within the Accreditation Canada team and is responsible for the planning and coordination of compliance assessment visits for private seniors' residences (RPA) and addiction treatment residences (RHD). Reporting to the Program Manager, the incumbent plays a key role in providing administrative and logistical support, contributing to the successful delivery of certification activities. The position ensures the efficient planning of visits, the management of administrative information, and the updating of tracking tools, while maintaining the accuracy and quality of data. The coordinator also acts as a resource person for surveyors and residence operators regarding visit organization and administrative processes. Main Responsibilities: Plan and coordinate certification visits, including preparing and managing calendars. Organize the logistical aspects of visits (scheduling surveyors, assignments, coordination and administrative follow-ups). Enter, update, and validate data in internal systems, ensuring accuracy and completeness. Maintain and update tracking tools (calendars, dashboards, review documents, internal files). Respond to inquiries from residence operators regarding visit planning, administrative requirements, and required documentation. Collaborate with surveyors and internal teams to support smooth operations and adherence to timelines. Prepare administrative documents and tracking reports (visit lists, progress status, etc.). Contribute to the improvement of administrative tools and processes to enhance operational efficiency. Support the maintenance of effective relationships with partners, with a strong service-oriented approach. Must Have Qualifications: College diploma in administration, office technology, management, or another relevant field (or equivalent combination of education and experience). Two (2) to four (4) years of experience in administrative coordination or logistical support. Excellent command of French (spoken and written). Proficiency with computer tools, particularly Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams, SharePoint). Strong attention to detail, organizational skills, and ability to manage multiple tasks. Strong interpersonal and customer service skills. Desired Qualifications: Good understanding of structured and regulated environments (an asset). Good command of English (spoken and written). WHAT YOU CAN EXPECT: In Your First 30-90 Days: Complete our orientation program with other new hires to learn about HSO, our values of trust, inclusion, collaboration, innovation and learning, and our mission of quality improvement in healthcare and social services. Set your performance and learning objectives for the year in collaboration with your people manager. Complete your orientation program to your role, meeting regularly with your people manager to discuss your learning progression and alignment for your accountabilities. Take on assigned initiatives or projects for your role. What We Can Offer You: Hybrid work model. Competitive compensation and benefits, including a defined benefit pension plan. Time off programs, including office closure during the last week of December. Professional development support. A culture that measures and values psychological safety, inclusion, and engagement.